Sharepointで電子帳簿保存法に対応する

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Sharepointで電帳法対応する

電子帳簿保存法は、帳簿の電子データを保存する場合の要件を規定しています。

真実性の確保

帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

SharePointは、ドキュメントのバージョン機能を保持しているため、過去バージョンからの訂正内容を確認することができます。

Office365のコンプライアンスセンターからドキュメントの編集・削除などの監査ログが取得できます。

監査ログを利用するために、ユーザーと管理者のアクティビティの記録を開始する設定を事前に実施する必要があり、長期保管(90日以上)する場合は、エクスポート機能を利用して、定期的に該当操作ログを出力する必要があります。

相互関連性の確保

帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと

SharePoint Onlineではファイルにプロパティの値を持たせることができるため、カテゴリなどのプロパティ情報の列を作成し、関連性を持たせることができます。

検索機能の確保

取引年月日、取引金額及び取引先を検索条件として設定することができること
日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

SharePointは、ファイルにプロパティの値を持たせることが可能であるため、必須要件の取引年月日・取引金額・取引先の情報をファイルに紐づけることができます。

フィルター機能と検索機能を利用することで、取引年月日・取引金額・取引先の記録項目の検索ができ、ビューの機能を利用することで、日付や金額の範囲指定の絞り込みもできます。

見読可能性装置の備付け

帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと

SharePointは、クラウドサービスのため、保存要件に記載されている環境のパソコンと接続するためのアカウントがあれば、保存場所へアクセスができ、ディスプレイへの表示およびファイルをダウンロードしての出力もできます。

関係書類等の備付け

帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

SharePointに関する情報をWebページで提供しています。

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